Разговорите за продуктивност често започват с търсене на универсален метод. На практика различните техники за продуктивност решават различни проблеми и рядко някоя от тях пасва на всички. По-смислено е да се разбере какво точно пречи на работата и след това да се избере подход, който отговаря на този проблем. Така методът служи на човека, а не обратното.
Разпространен подход е работата на кратки интервали с ясна цел. Избира се конкретна задача, върху нея се работи съсредоточено известно време, след което следва кратка пауза. Паузата не е загуба. Тя връща вниманието и намалява умората.
Този подход пасва на задачи, които са ясни и завършими, както и на хора, които трудно започват работа. Краткият срок намалява съпротивата. В същото време методът е неудобен, когато задачата иска дълго мислене без прекъсване, защото честата пауза може да разкъса нишката.
Дължината на интервала не е толкова важна, колкото редовността. По-добре е да се избере срок, който се издържа, отколкото дълъг и труден за спазване. Помага блоковете да се поставят в часовете на най-голяма ясност на ума. За много хора това е ранната част на деня, когато още няма външни искания.
Такъв блок върши повече от цял ден на разпиляно внимание. Затова е разумно да му се отдели най-спокойното време.
Друг често използван подход започва не с работата, а с избора какво изобщо да се работи. Задачите се подреждат по важност и по спешност и така се вижда кое наистина изисква внимание. Методът е полезен, защото разграничава нещата, които изглеждат неотложни, от нещата, които са значими. Спешното често не е важно, а важното рядко е спешно.
Критерият за важност може да е различен за всеки. За едни значими са задачите с дългосрочен ефект, за други онези, от които зависят други хора. Важно е изборът да се прави съзнателно, а не по навик.
Такава техника пасва на хора с много задачи и малко свободно време, както и на работа, в която често пристигат нови искания. Тя дава критерий за отказ, който иначе липсва. Слабостта на метода е в това, че подреждането може да се превърне в самоцел. Ако времето отива само в преглеждане на списъци, работата не напредва.
Затова е добре приоритетите да се определят в началото и да се връщаме към тях рядко. Ясният ред помага само когато след него следва действие. Иначе списъкът се превръща в още едно отлагане.
Има и подход, който залага на дълги периоди без прекъсване. Идеята е, че най-ценната работа изисква съсредоточаване за продължително време и че разсейването струва скъпо. Затова се отделя време без телефон, без съобщения и без външни искания.
Този метод подхожда на задачи, които искат мислене и творчество, като писане, анализ или работа с данни. Той дава дълбок резултат, какъвто кратките интервали трудно постигат. Недостатъкът е, че изисква условия. Ако денят е изпълнен със срещи и дребни задачи, уединението трудно се намира.
Полезно е уединените часове да се пазят предварително, а не да се разчита на случайно свободно време. За много хора дори кратък непрекъснат период дава повече от цял ден на превключване между задачи. Тук стойността е в дълбочината, а не в броя свършени неща.
Изборът зависи най-вече от характера на работата и от начина, по който човек се съсредоточава. Кратките блокове са удобни при много и разнородни задачи, когато денят е разкъсан и е важно да се запази темпо. Подреждането на приоритетите е по-подходящо, когато задачите са повече от времето и трябва да се избере кое да отпадне.
Задълбочената работа е най-полезна там, където резултатът зависи от качеството на мисълта, а не от количеството свършено. Има и хора, на които строгите схеми не помагат. За тях е достатъчно да знаят следващата стъпка и да я изпълнят, без външна система. Това също е работещ подход, стига задачите да не се натрупват.
Затова е разумно да се започне от собствения проблем, а не от популярността на метода. Техника, която се налага против волята, рядко се задържа.
Техниките не се изключват взаимно. Често най-спокойният режим идва от съчетание, при което част от методите определя какво да се работи, а други как. Например сутринта се отделя на най-важната задача в уединение. Следобед се работи на кратки блокове по по-дребните неща.
Комбинирането помага, защото различните части на деня имат различна енергия. В часовете на ясна мисъл е разумно да се пази най-трудното, а рутинното да остане за по-слабите часове. Така усилията се разпределят според силите, а не според произволен ред. Разликата между продуктивен и просто зает ден е именно в този избор.
Важно е обаче съчетанието да не стане прекалено сложно. Колкото повече правила се добавят, толкова по-трудно се спазва режимът. По-добре е да останат малко на брой ясни принципи, отколкото подробна схема. Струва си също да се оставя място за пауза и за непредвидени задачи. Малкото ясни правила се помнят по-лесно от дълъг списък.
Денят рядко минава точно по план. Гъвкавостта пази от разочарование и помага режимът да се задържи. Прекалено твърдата схема се пропуква при първото извънредно искане.
Няма метод, който да работи еднакво добре за всички. Кратките блокове помагат при разкъсан ден, подреждането на приоритетите помага при претоварване, а задълбочената работа дава най-доброто при задачи, които искат мисъл. Полезното съчетание се търси според естеството на работата и според личния ритъм. Когато техниката е избрана заради проблема, а не заради модата, тя се задържа и носи резултат.